OneNoteでタスク管理|実用的なToDoリストづくり6つの技

Microsoftのデジタルノートブック「OneNote」を使えば、ToDoリストをとても簡単に作成でき、紙に手書きするよりも優れた点がいくつかあります。

OneNoteは幅広いデバイスに対応しています。また、重要なタスクを検索してすぐに見つけることもできます。

「ノートシール」というタグづけ機能でToDoリストを分類しておけば、シールのついたノートにまとめてアクセスでき、検索や印刷もラクにできます。これは基本的な機能の1つにすぎません。

今回は、OneNoteで実用的なToDoリストを作成し、タスクを予定通りに終わらせるための簡単なティップスを紹介していきましょう。

目次

ショートカットでToDoリストをつくる

OneNoteにファイルを挿入する

OneNoteで「かんばんボード」を活用する

ToDoリストにコンテキストを追加する

表示方法のオプションを試す

ToDoリストをノートシールで検索する

OneNoteを使いこなして生産性向上を目指そう

1. ショートカットでToDoリストをつくる

OneNoteでは、「タスク」というノートシールを使うと、チェックボックスが追加されます。

チェックボックスをつけておけばタスクが未処理だとわかるので、完了すべき用事や日々の業務をまとめたチェックリストを作成できます。タスクが完了したら、ボックスにチェックを入れましょう。

OneNoteなら、ToDoリストの作成がとても簡単ですよ。

「タスク」のノートシールを追加するには、ノートまたはノートのテキストを選択して「Ctrl＋1」を押すと、選んだ項目の先頭にチェックボックスが挿入されます。

ノートシールはほかにも、ノートの重要項目に印を入れたり、コンテキストを追加したり、検索してタスクを見つけたりするのに使えます。

ショートカットの例としては、「Ctrl＋2」で「★」、「Ctrl＋3」で「？」のノートシールが追加できます。

既存のノートシールでは不十分という場合は、自分で新しくノートシールを作成し、ショートカットキーを割り当てることも可能です。

ショートカットを使えば、ずらりと並んだノートシールのメニューから必要なものを探す手間が省けます。詳しくは、OneNoteのノートシールと使い方について説明したこちらの記事（英文）を読んでみてください。

また、ToDoリストは順番を入れ替えたり、サブタスクを追加したりすることも可能です。

たとえば、大がかりなプロジェクトに取り組んでいるときは、小さなタスクをまとめたサブリストを作成し、それらにチェックを入れながらプロジェクトを進めていくといいでしょう。

サブタスクは、「タブ」キーを押すだけで追加できます。また、ToDoリストに並んだタスクの順番を入れ替えたい時は、「Alt＋Shift」と矢印の上下キーを押してください。

2. OneNoteにファイルを挿入する

プロジェクトに取り組んでいると、完了するためにやるべきこと、覚えておくべきことを失念しがちです。そうした情報をあちこちにコピーしておくより、すべてOneNoteにまとめておくのがいいかもしれません。

OneNote for Windows 10を使用している場合は、カーソルをToDoタスクの横に持っていった状態で、「挿入」タブ＞「ファイル」の順にクリックし、ファイルを選択してください。

挿入方法を選択するダイアログボックスが開くので、次の3つの選択肢から1つを選びます。

OneDriveにアップロードしてリンクを挿入

添付ファイルとして挿入

印刷イメージとして挿入

OneDriveにアップロードしてリンクを挿入

これを選ぶと、ファイルのコピーがOneDriveにアップロードされ（OneDriveには「OneNoteからのアップロード」というフォルダが作成されます）、OneNoteのページ上にはリンクが挿入されます。

ファイルがMicrosoft Officeのドキュメントの場合は、関連するOfficeアプリで開かなくとも、OneNoteにファイルの内容がライブプレビュー表示されます。Office以外のドキュメントの場合は、ファイルのリンクだけが表示されます。

添付ファイルとして挿入

この方法を選んだ場合、添付されたファイルはソースファイルにリンクしていないので、OneNoteでファイルに加えた変更は、OneNote上にのみ存在します。

また、添付ファイルごとに、ノートにファイルアイコンが挿入されます。

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いずれかの方法でファイルを挿入したら、ToDoリストを作成してドキュメントの作業を始めましょう。

これでもううっかり忘れることはありませんし、常に最新版をOneNote上で確認できます。

3. OneNoteで「かんばんボード」を活用する

複数のタスクを抱えていて優先順位がうまくつけられない場合には、「かんばん方式」をおすすめします。

かんばん方式とは、複雑なタスクを小さなステップに分解して見える化する方法です。

取り組んでいるタスクの進捗状況や問題点を把握でき、改善の余地が生まれます。OneNoteでは、かんばんテンプレートを簡単に作成できます。

はじめに新しいページを開き、「My Board」（ボード）とタイトルを入れます。

次に、3つの表を作成して、それぞれ「ToDo（未着手）」「This Week（今週分）」「Archive（完了）」と名前をつけていきましょう。

各表には、「Project（プロジェクト）」「Task（タスク)」「Priority（優先順位）」という3つのカラムを作成します。

1つ目のカラムを入力したら、「タブ」キーを押して隣のカラムに移動して入力します。この作業を繰り返してテーブルを作成しましょう。

これらのテーブルは、すべてのタスクの集積地のような役目を果たします。あとは、自分の使いやすいようにデザインしてください。

2021-06-01 20:02:32